El “aviso legal” sobre el uso de los datos personales

Cuando la actividad de un negocio online exige la interactividad de los usuarios/clientes de manera que deban inscribirse en algún tipo de fichero o registro (como por ejemplo rellenar un formulario de contacto), las obligaciones legales se multiplican para esa empresa. Si se requieren datos personales, además de inscribir los ficheros en la Agencia Española de Protección de Datos, es necesario incluir en nuestra página web un “aviso legal” indicando que sus datos no va a ser utilizados más que para lo que se describe en dicho aviso y la solicitud expresa de quien rellena esos datos, afirmando que conoce los términos en los que sus datos serán utilizados.

Imagen de smpl.co.uk

Muchas veces se lanzan encuestas o propuestas de inscripción en la web sin que haya garantías para quienes lo rellenan. La Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD) obliga a advertir de forma fehaciente (a golpe de un clic o con el texto fijo al final del mensaje) al usuario:

• De que sus datos van a ir a parar a un fichero registrado.
• Del objeto para el que se van a usar los datos y los destinatarios de la información que se da.
• De las consecuencias de la obtención de los datos y de la negativa a suministrarlos.
• De lo que es obligatorio o no incluir o contestar.
• De los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición que siempre tiene el usuario.
• Y de la identidad y dirección del responsable de la gestión de los datos.

De esta forma, quien obtiene y maneja los datos recogidos al inscribirse en archivos o en webs tiene siempre la opción de demostrar que puede utilizarlos para lo que le han sido cedidos, algo que le puede ser exigido por la Administración en cualquier momento. Obtener esos registros con el “aviso legal” incluido es como contar con el consentimiento de los usuarios para que utilicen sus datos personales con las limitaciones allí establecidas.

El responsable del negocio online debe guardar los datos obtenidos y registrados mientras dure su actividad. Si en algún momento quiere ampliar o cambiar la finalidad para la que le han sido dados los datos personales, está en la obligación legal de volver a consultar a cada cliente/usuario si consiente en ese nuevo uso.