El “aviso legal” sobre el uso de los datos personales

Cuando la actividad de un negocio online exige la interactividad de los usuarios/clientes de manera que deban inscribirse en algún tipo de fichero o registro (como por ejemplo rellenar un formulario de contacto), las obligaciones legales se multiplican para esa empresa. Si se requieren datos personales, además de inscribir los ficheros en la Agencia Española de Protección de Datos, es necesario incluir en nuestra página web un “aviso legal” indicando que sus datos no va a ser utilizados más que para lo que se describe en dicho aviso y la solicitud expresa de quien rellena esos datos, afirmando que conoce los términos en los que sus datos serán utilizados.

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Muchas veces se lanzan encuestas o propuestas de inscripción en la web sin que haya garantías para quienes lo rellenan. La Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD) obliga a advertir de forma fehaciente (a golpe de un clic o con el texto fijo al final del mensaje) al usuario:

• De que sus datos van a ir a parar a un fichero registrado.
• Del objeto para el que se van a usar los datos y los destinatarios de la información que se da.
• De las consecuencias de la obtención de los datos y de la negativa a suministrarlos.
• De lo que es obligatorio o no incluir o contestar.
• De los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición que siempre tiene el usuario.
• Y de la identidad y dirección del responsable de la gestión de los datos.

De esta forma, quien obtiene y maneja los datos recogidos al inscribirse en archivos o en webs tiene siempre la opción de demostrar que puede utilizarlos para lo que le han sido cedidos, algo que le puede ser exigido por la Administración en cualquier momento. Obtener esos registros con el “aviso legal” incluido es como contar con el consentimiento de los usuarios para que utilicen sus datos personales con las limitaciones allí establecidas.

El responsable del negocio online debe guardar los datos obtenidos y registrados mientras dure su actividad. Si en algún momento quiere ampliar o cambiar la finalidad para la que le han sido dados los datos personales, está en la obligación legal de volver a consultar a cada cliente/usuario si consiente en ese nuevo uso.

Protegiendo nuestras ideas y contenidos en la red

Cuando llevamos nuestro negocio, es posible que manejemos información y proyectos que nos interese proteger. El plagio de información puede perjudicarnos, por eso os vamos a dar una serie de recomendaciones, para que protejáis y aseguréis las ideas e información que compartáis en Internet.

• Mails y documentos: Una buena forma de proteger la información que contengan tus mails y documentos es añadir al final un pequeño párrafo de texto, que indique la protección intelectual de todo lo que aparezca en los mismos.
• Burofax: Si te consta que se ha producido un plagio de información, puedes enviar un burofax online pidiendo que retiren la información en un plazo determinado, o se tomarán las medidas legales oportunas. Los burofax son documentos que tienen valor de carta notarial y la página de Correos incluye un servicio donde puedes enviarlos online fácilmente.
• Marca de agua: Se trata de un sistema de protección que puedes incluir en tus documentos y fotografías, para señalar que la propiedad intelectual está debidamente protegida.

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En la red podemos encontrar también organizaciones y páginas webs, con herramientas que nos pueden ayudar a proteger la propiedad intelectual de nuestros documentos. Veamos algunas de las disponibles:

• Creative Commons: Traducido como “bienes comunes creativos”, esta organización ha creado unas licencias de protección de obras, que dan a los autores de cualquier contenido intelectual total libertad para configurar sus derechos de autor. Cada uno puede elegir la licencia que mejor se adapte a sus intereses, permitiendo o no: dar libertad para citar su obra, reproducirla, crear obras derivadas, ofrecerla públicamente, con restricciones, no permitir el uso comercial o respetar la autoría original.
• Approbo: Es una herramienta gratuita para asegurarnos que nadie está copiando y compartiendo nuestros artículos o información en Internet. Permite comparar documentos con aquellos coincidentes que se encuentren en Internet, indicando además el grado de similitud. Permite seleccionar párrafos y ver exactamente dónde aparecen esos párrafos con exactitud en los archivos coincidentes.
• Myfreecopyright: Se trata de una herramienta gratuita, que permite a los autores proteger sus obras frente a un uso indebido por parte de terceros. Basta con subir los archivos o indicar los blogs o podcast que queremos proteger. Se les añadirá una huella digital y se creará un registro público verificable con la información de nuestro copyright.
• Content ID: Este sistema creado recientemente por Youtube controla que los videos subidos al portal respeten los derechos de autor. Los propietarios suben un fichero original que queda registrado en la base de datos y el sistema identifica las imágenes o sonidos con derechos de autor en cada frame de los vídeos publicados en la página. Si se detecta una infracción, Youtube ofrece tres protocolos de actuación: el bloqueo de la publicación, monitorización de su rendimiento o monetización. Esta última opción permite al dueño de los derechos recibir los ingresos publicitarios que consiga el vídeo.

Si queréis ampliar información sobre los derechos de propiedad intelectual, os recomendamos que echéis un vistazo a los artículos de David Bravo, especialista en propiedad intelectual y derecho informático.

La base de datos: una pieza clave para nuestro negocio

Tener una base de datos de nuestros clientes es algo fundamental para la buena marcha de nuestro negocio. De ello puede depender el éxito o el fracaso del mismo.

En anteriores post hemos visto las normativas legales que regulan la gestión de las bases de datos, en concreto la LOPD y la LSSI. Ahora es el momento de ver en que consisten estos ficheros.

¿Qué es una base de datos?
Se trata de un conjunto organizado de datos de clientes actuales o potenciales, que se utilizan para alcanzar objetivos de marketing, como la generación de nuevos clientes, su clasificación, venta de nuevos productos etc.
Las bases de datos se diferencian de los listados de clientes en que estos incluyen solamente información básica del cliente, como su nombre, teléfono, dirección física o dirección email.

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¿Qué información contiene una base de datos?
Un registro de clientes puede contener mucha información. Lo importante es incluir información de calidad que nos pueda servir para lograr los objetivos de marketing que queremos conseguir.
Estos son algunos ejemplos de información que podemos registrar en nuestro fichero:

• Datos personales (nombre, edad, fecha de nacimiento, etc.)
• Dirección (calle, código postal, ciudad, estado, provincia, teléfono oficina, teléfono móvil, fax, mail, etc.)
• Histórico del cliente:
• Cuando hizo su última compra
• Cuanto gastó
• Si solicita financiación o paga al contado
• Detalles de las últimas conversaciones mantenidas con él.
• Si le interesan nuestras ofertas y promociones.
• Si asiste a nuestros eventos, etc.

Las bases de datos son muy útiles porque ayudan a identificar oportunidades de negocio. Cuanto más conozcamos a nuestro cliente, mejor servicio podremos brindarle y conseguiremos ofrecerle lo que necesita y no lo que nosotros queramos venderle.

¿Para qué podemos utilizar nuestra base de datos?

• Identificar clientes potenciales.
• Ofrecer ofertas específicas y personalizadas.
• Retención de clientes: Cuanto mejor los conozcamos y mejor servicio ofrezcamos, más posibilidades tendremos de retenerlos.
• Reactivación de clientes: Si por ejemplo enviamos una tarjeta de descuento en la fecha de cumpleaños de un cliente insatisfecho, podemos llegar a cambiar la opinión que este tenga de nosotros y reactivar su relación comercial con nuestra empresa.

A la hora de realizar nuestra base de datos la LOPD nos permite solicitar al Instituto Nacional de Estadística o al órgano equivalente en nuestra comunidad autónoma, una copia del censo promocional, con los datos de nombres, apellidos y domicilio que constan en el censo electoral. Para obtener los datos restantes, la ley indica que el afectado nos tiene que dar su consentimiento para que la recogida de datos sea lícita.

Si seguimos estas indicaciones, conseguiremos tener una base de datos óptima, que sin duda nos será de gran utilidad para la buena marcha de nuestro negocio.

Todo lo que necesitas saber sobre la LSSI

En anteriores post hemos analizado la importancia de adaptar nuestra página web a las normativas legales vigentes. Primero analizamos la Ley Orgánica de Protección de Datos de Carácter Personal (LOPD). Una normativa fundamental si queremos tratar ficheros de datos personales. A continuación, vamos a analizar otra importante normativa, la LSSI.

¿En qué consiste la LSSI?
La Ley de Servicios de la Sociedad de la Información y de Correo Electrónico pretende regular todas aquellas actividades comerciales o que persigan un fin económico, y que se realicen a través de medios electrónicos.

Es fundamental a la hora de tener una página web respetar las obligaciones legales establecidas por esta normativa. De ese modo nos evitaremos sanciones económicas elevadas, que pueden llegar a los 600.000 euros, en los casos más graves.

La LSSI indica que debemos mostrar en nuestra página web la siguiente información:

• Nombre o denominación social; domicilio, dirección de correo electrónico y cualquier otro dato que permita establecer una comunicación directa con el titular de la web.
• Los datos de inscripción en los Registros Públicos (como el Registro Mercantil) y CIF/NIF.
• Si procede, indicar códigos de conducta a los que se esté adherido.
• Precios de los productos que ofrecen, indicando los impuestos y gastos de envío.
• En el caso de actividades sujetas a autorización administrativa, incluir los datos de colegiación y titulo académico de los profesionales que ejerzan una profesión regulada, indicando también los datos del órgano encargado de su supervisión.

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¿Qué otras obligaciones impone la LSSI?

Si en la web se realiza algún tipo de contratación online, además de la información básica que hemos nombrado más arriba, se deberá informar sobre:

• Los pasos que el usuario debe seguir para formalizar el contrato.
• Informar si el documento electrónico del contrato se va a archivar y si éste será accesible.
• Informar la forma de corregir errores en la introducción de datos.
• Lengua o lenguas en que podrá formalizarse el contrato.
• Informar de condiciones generales y particulares que pueda tener el contrato.

Si hacemos publicidad en nuestra página web deberemos tener en cuenta que:

• El anunciante deberá identificarse con claridad.
• El carácter publicitario del mensaje debe resultar inequívoco.
• Si se realizan ofertas, concursos o juegos promocionales, además de lo anterior deberemos:
• Identificarlas como tales.
• Expresar de forma clara las condiciones de participación.
• Cuando se envíe publicidad por correo electrónico, SMS etc:
• El destinatario debe haber dado su consentimiento previamente para recibir los mensajes publicitarios.
• Identificar el mensaje publicitario con la palabra “publicidad” o “publi”.
• Establecer procedimientos sencillos para facilitar revocación del consentimiento del usuario.

Si respetamos esta y otras normativas legales en nuestra página web, no sólo evitaremos futuros problemas con la justicia, también garantizaremos a nuestros usuarios su protección en la red y ofreceremos la misma seguridad, garantías y confianza, que ofreceríamos en nuestro negocio de forma física.

6 puntos a tener en cuenta en la LOPD

Si queremos gestionar y utilizar una base de datos para enviar newsletters y publicidad a nuestros clientes, es fundamental respetar una serie de obligaciones legales. En concreto, la Ley de Servicios de la Sociedad de la Información y el Comercio Electrónico (LSSI) y la Ley Orgánica de Protección de Datos de Carácter Personal (LOPD).

En este post vamos a centrarnos en la ley de protección de datos. Es importante entenderla, para evitar problemas con la justicia e importantes sanciones económicas.

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¿En qué consiste la LOPD?
El objetivo principal de esta ley, surgida en 1999, es establecer el derecho de los ciudadanos a conocer qué datos personales están contenidos en las bases de datos de las empresas, independientemente del soporte en el cual sean tratados, y quienes son los responsables de estas.

También, establece una serie de obligaciones a los responsables del tratamiento de datos y una serie de sanciones en el caso de que se haga un uso indebido de los mismos. El órgano de control de esta normativa es la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD)
Antes de obtener los datos de nuestros usuarios, deberemos detallarles de forma explícita la siguiente información:

• Identificación de la compañía.
• Una dirección de e-mail, postal u otro sistema de comunicación, a través de los cuales se puedan ejercer los derechos de acceso, cancelación, oposición y de especificación de las finalidades para las que autoriza el uso de sus datos.
• Si se produce una captación de datos, se deberá informar al respecto en el aviso.
• Las consideraciones establecidas en el apartado III) se harán extensivas a la colocación de cookies*. (*Fragmento de información que se almacena en el disco duro del visitante de una página web)
• Informar sobre la finalidad o finalidades de la información obtenida.
• Si se van a ceder los datos, especificar la información que se cede así como la finalidad a la que se destinarán los datos cedidos.

Esta información que detallamos, debería mostrarse directamente en la pantalla, antes de que se produzca la captación de los datos. También sería conveniente, que en la página de inicio y en todos los lugares donde se recojan datos, se pueda acceder mediante un link a la política de protección de privacidad del sitio (incluida la forma que tienen los usuarios de ejercer sus derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición).

La LOPD distingue, según los datos recabados, tres niveles de protección: básico, medio y alto.
Entre las principales obligaciones legales de dicha normativa es necesario señalar las siguientes:

• Inscribir los ficheros en el Registro General de la Agencia de Protección de Datos.
• Redactar un documento de seguridad que incluya las medidas técnicas y organizativas necesarias a cumplir por el responsable del fichero. En la web de la AGDP podéis encontrar un documento modelo y más información sobre el mismo.
• Adecuar la página web a la normativa, redactando la política de privacidad y la cláusula de protección de datos, que deberán incluirse en la página web bien diferenciados para que se pueda consultar fácilmente.
• Suscribir un contrato de comunicación de datos con toda aquella empresa o profesional a la que se le comuniquen datos personales.
• Gestionar los derechos de los titulares de los datos a tener acceso a ellos, rectificarlos y cancelarlos.
• Realizar una auditoria cada dos años, que puede ser interna o externa.

Si seguimos estas especificaciones, nuestra página web será percibida de forma más positiva por nuestros usuarios y además nos evitaremos problemas legales.

En próximos post analizaremos la LSSI, otra normativa legal a tener en cuenta en nuestra página web.