El “aviso legal” sobre el uso de los datos personales

Cuando la actividad de un negocio online exige la interactividad de los usuarios/clientes de manera que deban inscribirse en algún tipo de fichero o registro (como por ejemplo rellenar un formulario de contacto), las obligaciones legales se multiplican para esa empresa. Si se requieren datos personales, además de inscribir los ficheros en la Agencia Española de Protección de Datos, es necesario incluir en nuestra página web un “aviso legal” indicando que sus datos no va a ser utilizados más que para lo que se describe en dicho aviso y la solicitud expresa de quien rellena esos datos, afirmando que conoce los términos en los que sus datos serán utilizados.

Imagen de smpl.co.uk

Muchas veces se lanzan encuestas o propuestas de inscripción en la web sin que haya garantías para quienes lo rellenan. La Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD) obliga a advertir de forma fehaciente (a golpe de un clic o con el texto fijo al final del mensaje) al usuario:

• De que sus datos van a ir a parar a un fichero registrado.
• Del objeto para el que se van a usar los datos y los destinatarios de la información que se da.
• De las consecuencias de la obtención de los datos y de la negativa a suministrarlos.
• De lo que es obligatorio o no incluir o contestar.
• De los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición que siempre tiene el usuario.
• Y de la identidad y dirección del responsable de la gestión de los datos.

De esta forma, quien obtiene y maneja los datos recogidos al inscribirse en archivos o en webs tiene siempre la opción de demostrar que puede utilizarlos para lo que le han sido cedidos, algo que le puede ser exigido por la Administración en cualquier momento. Obtener esos registros con el “aviso legal” incluido es como contar con el consentimiento de los usuarios para que utilicen sus datos personales con las limitaciones allí establecidas.

El responsable del negocio online debe guardar los datos obtenidos y registrados mientras dure su actividad. Si en algún momento quiere ampliar o cambiar la finalidad para la que le han sido dados los datos personales, está en la obligación legal de volver a consultar a cada cliente/usuario si consiente en ese nuevo uso.

HTTPS, seguridad en Internet

Cuando navegamos por Internet es normal que en los resultados de búsqueda aparezcan URL que tienen un candado cerrado y “ https://” en color verde. No se trata de nada raro, sino de algo que es cada vez más habitual: es el símbolo que te garantiza que estás teniendo una comunicación segura a través de la red en todas tus operaciones o conexiones.

Imagen de PSDGraphics

Todo el mundo conoce ya el Hipertex Transfer Protocol (http:) que siempre está al inicio de todas las direcciones web, y que no es más que el sistema de protocolos o modelo básico sobre el que se puede navegar. El añadido de la “s” final que se ha realizado en los últimos años responde a la necesidad de darle más seguridad a la transferencia de datos o la realización de operaciones comerciales a través de la red.

La letra final indica que el servidor que se usa tiene además el protocolo Secure Socket Layer (SSL), es decir, que está certificado como auténtico y que podemos fiarnos de que los datos que comunicamos no van a caer en manos de cualquier hacker. Este protocolo lo que hace es cifrar o encriptar los datos más sensibles, como son los personales, la cuenta bancaria, etc.

Utilización de https:

• Proporciona más fiabilidad en operaciones con la cuenta bancaria, con la administración electrónica y para hacer operaciones comerciales en línea.
• Seguridad para el comercio electrónico, aún son muchas las personas que temen realizar compras a través de Internet, por ello la utilización de este tipo de seguridad será un punto a favor si lo incluimos en nuestra tienda online.
• Comunicaciones personales a través de redes sociales para preservar nuestra intimidad.

Para que nuestra web se encuentre bajo un https, hay que lograr una certificación digital por parte de alguno de los entes u organismos dedicados o capacitados para ello. Es el mismo sistema que la firma electrónica: una especie de aval digital que confirma que los datos y las direcciones de ese servidor son auténticas y fiables, y que tiene un sistema seguro para transmitirlos. El nivel de seguridad que ofrezca esa certificación va a depender siempre de la calidad del navegador que se use, el software que lo soporte y, sobre todo, del cifrado de los datos que se tenga.

En cualquier caso, estamos ante uno de los pasos básicos y fundamentales para consolidar las comunicaciones y operaciones a través de Internet, que seguro que avanzará cada día mucho más, hasta hacer de las conexiones seguras algo habitual en la red.

10 aplicaciones de Android para el día a día

Siguiendo con el mundo de las aplicaciones para smartphones con el sistema operativo de Android hoy os presentamos 10 aplicaciones imprescindibles, tanto para vuestro negocio como a nivel personal.

Imagen de Salendron

• Google+: La red social de Google cuenta con una aplicación de aspecto limpio y funcional, que permite realizar prácticamente las mismas operaciones que en la versión web.
• Traductor de Google: Cuenta con las mismas posibilidades que Google Translate, pero en este formato cuenta con la posibilidad también de decir la palabra o frase a traducir en vez de tener que escribirla, o la posibilidad de traducir los SMS que recibamos en otros idiomas en el caso de que lo necesitemos.
• Google Maps: Un mapa interactivo en tu bolsillo, este GPS móvil te ayuda a encontrar cualquier dirección y llegar así siempre puntual.
• Recoroid Dictaphone: A veces las ideas llegan a tu mente pero no tienes tiempo de ponerte a redactarlas, así que ¿por qué no grabarlas? Con esta aplicación puedes registrar tu voz y más tarde utilizarlo para lo que necesites.
• CamScanner: Escanea documentos con la misma calidad que con un escáner convencional. Sencillo y rápido. 
• Advanced Task Manager: Permite ver las aplicaciones que estás ejecutando y, si ya no las necesitamos abiertas, podemos cerrarlas desde esta aplicación. De esta forma liberaremos memoria y evitamos gastar más batería de la que necesitamos.
• Astro File Manager: Un explorador de archivos que te ayuda a gestionar los ficheros y las carpetas de tu móvil. Con un aspecto sencillo, nos muestra la lista de archivos que podemos abrir con un solo click
• Quick Note (post-it widget): Como si de una nevera se tratase, puedes utilizar las pantallas de tu Android para “pegar” post its que te recuerden reuniones, números de teléfono… lo que quieras.
• WhatsApp: Una aplicación cada vez más popular que nos permite chatear, de manera individual y en grupos, y enviar documentos de manera instantánea. Puedes utilizarlo como sustitutivo de los mensajes de texto o, incluso, de las llamadas convencionales, porque todos los mensajes son gratuitos.
• MyBackup Pro: para realizar copias de seguridad de todos los datos y aplicaciones almacenados en tu móvil. La copia se puede guardar en una tarjeta SD o mantenerla online. Muy útil en caso de daño, perdida o robo del teléfono.

Esta es nuestra selección pero, ¿cuáles son vuestras aplicaciones favoritas?

Nota: algunas de las fuentes para realizar este artículo han sido los blogs de MuyPymes, Tecnología y Pyme, Gizmovil, Xatakamovil, Informa Pymes y Te Inspira.

5 opciones para elegir un buen disco duro virtual

La gestión de un negocio supone manejar y almacenar gran cantidad de información en nuestro ordenador: documentos de texto, hojas de cálculo, presentaciones o ficheros de clientes. Es posible que además almacenemos música o videos, lo que puede limitar el espacio que dispongamos en nuestro disco duro. Una buena solución para guardar todos nuestros archivos es utilizar un DDV o disco duro virtual.

¿Qué es un disco duro virtual?
Es un espacio ofrecido por empresas a través de Internet, que permite al usuario disponer de un servidor para guardar todos sus archivos y documentos, con las respectivas garantías de seguridad y privacidad que cada servidor establezca.

¿Qué ventajas tiene?

• Emula al disco duro del ordenador.
• Permite hacer una copia de seguridad (back up) de tus datos.
• Puedes acceder a los archivos desde cualquier lugar.
• Puedes compartir tus archivos simple y rápidamente con cualquiera.
• Los archivos descansan en un sitio seguro, lejos de golpes o averías.

¿Qué diferencia hay entre el disco duro de mi PC y uno virtual?
La diferencia radica en la posibilidad de acceso. Un disco duro tradicional, está instalado en un equipo, al que puedes acceder físicamente. El disco duro virtual guarda la información en un servidor de Internet, el cual es accesible desde cualquier punto.

Imagen de Tom Raftery

Existen muchos servicios de discos duros virtuales en la red. Muchos de ellos son gratuitos y otros ofrecen un período de prueba sin coste alguno. Veamos algunos de ellos:

• DROPBOX: Es uno de los servicios más conocidos. Permite alojar 2 GB de forma gratuita y si invitamos a más gente, aumentaremos la capacidad hasta los 8 GB. Tiene aplicaciones para smartphones (Iphone, Android, Blackberry) y Ipad.
• BOX.NET: Ofrece 5 GB de alojamiento gratuito. El tamaño máximo de los archivos es de 25 MB. Podemos compartirlos con otros usuarios mediante invitación y podemos acceder desde el móvil gracias a su aplicación para smartphones.
• 4 SHARED: Permite 10 GB de alojamiento gratuito y no tiene límite de ancho de banda. El tamaño máximo de los archivos para subir es de 2 GB. También incluye aplicación para smartphones.
• ORBITFILES: Aquí podremos subir 6 GB de forma gratuita. El tamaño máximo por archivo es de 100 MB.
• LIVEDRIVE: Esta página permite alojar 2 TB de datos por menos de 6 dólares al mes (unos 4 euros). Una opción interesante si necesitamos un disco duro virtual con mayor capacidad de la que ofrecen el resto de servidores gratuitos. Cuenta con una aplicación para Iphone e Ipad.

Estos son solo una pequeña muestra de los servicios de alojamiento que podemos encontrar en internet. Mencionar también, que servidores de correos como Google con su servicio Gmail o Windows con su servicio Windows Live Skydrive, ofrecen al usuario una unidad virtual de disco duro para su propio uso. En el caso de Gmail podemos alojar hasta 7 GB, cifra que sigue aumentando y en el caso de Skydrive podemos alojar hasta 25 GB de fotos y documentos. Con todas estas opciones, no hay excusas para guardar en la red todos nuestros documentos.

La base de datos: una pieza clave para nuestro negocio

Tener una base de datos de nuestros clientes es algo fundamental para la buena marcha de nuestro negocio. De ello puede depender el éxito o el fracaso del mismo.

En anteriores post hemos visto las normativas legales que regulan la gestión de las bases de datos, en concreto la LOPD y la LSSI. Ahora es el momento de ver en que consisten estos ficheros.

¿Qué es una base de datos?
Se trata de un conjunto organizado de datos de clientes actuales o potenciales, que se utilizan para alcanzar objetivos de marketing, como la generación de nuevos clientes, su clasificación, venta de nuevos productos etc.
Las bases de datos se diferencian de los listados de clientes en que estos incluyen solamente información básica del cliente, como su nombre, teléfono, dirección física o dirección email.

Imagen de Omar Andrës

¿Qué información contiene una base de datos?
Un registro de clientes puede contener mucha información. Lo importante es incluir información de calidad que nos pueda servir para lograr los objetivos de marketing que queremos conseguir.
Estos son algunos ejemplos de información que podemos registrar en nuestro fichero:

• Datos personales (nombre, edad, fecha de nacimiento, etc.)
• Dirección (calle, código postal, ciudad, estado, provincia, teléfono oficina, teléfono móvil, fax, mail, etc.)
• Histórico del cliente:
• Cuando hizo su última compra
• Cuanto gastó
• Si solicita financiación o paga al contado
• Detalles de las últimas conversaciones mantenidas con él.
• Si le interesan nuestras ofertas y promociones.
• Si asiste a nuestros eventos, etc.

Las bases de datos son muy útiles porque ayudan a identificar oportunidades de negocio. Cuanto más conozcamos a nuestro cliente, mejor servicio podremos brindarle y conseguiremos ofrecerle lo que necesita y no lo que nosotros queramos venderle.

¿Para qué podemos utilizar nuestra base de datos?

• Identificar clientes potenciales.
• Ofrecer ofertas específicas y personalizadas.
• Retención de clientes: Cuanto mejor los conozcamos y mejor servicio ofrezcamos, más posibilidades tendremos de retenerlos.
• Reactivación de clientes: Si por ejemplo enviamos una tarjeta de descuento en la fecha de cumpleaños de un cliente insatisfecho, podemos llegar a cambiar la opinión que este tenga de nosotros y reactivar su relación comercial con nuestra empresa.

A la hora de realizar nuestra base de datos la LOPD nos permite solicitar al Instituto Nacional de Estadística o al órgano equivalente en nuestra comunidad autónoma, una copia del censo promocional, con los datos de nombres, apellidos y domicilio que constan en el censo electoral. Para obtener los datos restantes, la ley indica que el afectado nos tiene que dar su consentimiento para que la recogida de datos sea lícita.

Si seguimos estas indicaciones, conseguiremos tener una base de datos óptima, que sin duda nos será de gran utilidad para la buena marcha de nuestro negocio.

Todo lo que necesitas saber sobre la LSSI

En anteriores post hemos analizado la importancia de adaptar nuestra página web a las normativas legales vigentes. Primero analizamos la Ley Orgánica de Protección de Datos de Carácter Personal (LOPD). Una normativa fundamental si queremos tratar ficheros de datos personales. A continuación, vamos a analizar otra importante normativa, la LSSI.

¿En qué consiste la LSSI?
La Ley de Servicios de la Sociedad de la Información y de Correo Electrónico pretende regular todas aquellas actividades comerciales o que persigan un fin económico, y que se realicen a través de medios electrónicos.

Es fundamental a la hora de tener una página web respetar las obligaciones legales establecidas por esta normativa. De ese modo nos evitaremos sanciones económicas elevadas, que pueden llegar a los 600.000 euros, en los casos más graves.

La LSSI indica que debemos mostrar en nuestra página web la siguiente información:

• Nombre o denominación social; domicilio, dirección de correo electrónico y cualquier otro dato que permita establecer una comunicación directa con el titular de la web.
• Los datos de inscripción en los Registros Públicos (como el Registro Mercantil) y CIF/NIF.
• Si procede, indicar códigos de conducta a los que se esté adherido.
• Precios de los productos que ofrecen, indicando los impuestos y gastos de envío.
• En el caso de actividades sujetas a autorización administrativa, incluir los datos de colegiación y titulo académico de los profesionales que ejerzan una profesión regulada, indicando también los datos del órgano encargado de su supervisión.

Imagen de Bob AuBuchon

¿Qué otras obligaciones impone la LSSI?

Si en la web se realiza algún tipo de contratación online, además de la información básica que hemos nombrado más arriba, se deberá informar sobre:

• Los pasos que el usuario debe seguir para formalizar el contrato.
• Informar si el documento electrónico del contrato se va a archivar y si éste será accesible.
• Informar la forma de corregir errores en la introducción de datos.
• Lengua o lenguas en que podrá formalizarse el contrato.
• Informar de condiciones generales y particulares que pueda tener el contrato.

Si hacemos publicidad en nuestra página web deberemos tener en cuenta que:

• El anunciante deberá identificarse con claridad.
• El carácter publicitario del mensaje debe resultar inequívoco.
• Si se realizan ofertas, concursos o juegos promocionales, además de lo anterior deberemos:
• Identificarlas como tales.
• Expresar de forma clara las condiciones de participación.
• Cuando se envíe publicidad por correo electrónico, SMS etc:
• El destinatario debe haber dado su consentimiento previamente para recibir los mensajes publicitarios.
• Identificar el mensaje publicitario con la palabra “publicidad” o “publi”.
• Establecer procedimientos sencillos para facilitar revocación del consentimiento del usuario.

Si respetamos esta y otras normativas legales en nuestra página web, no sólo evitaremos futuros problemas con la justicia, también garantizaremos a nuestros usuarios su protección en la red y ofreceremos la misma seguridad, garantías y confianza, que ofreceríamos en nuestro negocio de forma física.

6 puntos a tener en cuenta en la LOPD

Si queremos gestionar y utilizar una base de datos para enviar newsletters y publicidad a nuestros clientes, es fundamental respetar una serie de obligaciones legales. En concreto, la Ley de Servicios de la Sociedad de la Información y el Comercio Electrónico (LSSI) y la Ley Orgánica de Protección de Datos de Carácter Personal (LOPD).

En este post vamos a centrarnos en la ley de protección de datos. Es importante entenderla, para evitar problemas con la justicia e importantes sanciones económicas.

Imagen de Shutterhacks 

¿En qué consiste la LOPD?
El objetivo principal de esta ley, surgida en 1999, es establecer el derecho de los ciudadanos a conocer qué datos personales están contenidos en las bases de datos de las empresas, independientemente del soporte en el cual sean tratados, y quienes son los responsables de estas.

También, establece una serie de obligaciones a los responsables del tratamiento de datos y una serie de sanciones en el caso de que se haga un uso indebido de los mismos. El órgano de control de esta normativa es la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD)
Antes de obtener los datos de nuestros usuarios, deberemos detallarles de forma explícita la siguiente información:

• Identificación de la compañía.
• Una dirección de e-mail, postal u otro sistema de comunicación, a través de los cuales se puedan ejercer los derechos de acceso, cancelación, oposición y de especificación de las finalidades para las que autoriza el uso de sus datos.
• Si se produce una captación de datos, se deberá informar al respecto en el aviso.
• Las consideraciones establecidas en el apartado III) se harán extensivas a la colocación de cookies*. (*Fragmento de información que se almacena en el disco duro del visitante de una página web)
• Informar sobre la finalidad o finalidades de la información obtenida.
• Si se van a ceder los datos, especificar la información que se cede así como la finalidad a la que se destinarán los datos cedidos.

Esta información que detallamos, debería mostrarse directamente en la pantalla, antes de que se produzca la captación de los datos. También sería conveniente, que en la página de inicio y en todos los lugares donde se recojan datos, se pueda acceder mediante un link a la política de protección de privacidad del sitio (incluida la forma que tienen los usuarios de ejercer sus derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición).

La LOPD distingue, según los datos recabados, tres niveles de protección: básico, medio y alto.
Entre las principales obligaciones legales de dicha normativa es necesario señalar las siguientes:

• Inscribir los ficheros en el Registro General de la Agencia de Protección de Datos.
• Redactar un documento de seguridad que incluya las medidas técnicas y organizativas necesarias a cumplir por el responsable del fichero. En la web de la AGDP podéis encontrar un documento modelo y más información sobre el mismo.
• Adecuar la página web a la normativa, redactando la política de privacidad y la cláusula de protección de datos, que deberán incluirse en la página web bien diferenciados para que se pueda consultar fácilmente.
• Suscribir un contrato de comunicación de datos con toda aquella empresa o profesional a la que se le comuniquen datos personales.
• Gestionar los derechos de los titulares de los datos a tener acceso a ellos, rectificarlos y cancelarlos.
• Realizar una auditoria cada dos años, que puede ser interna o externa.

Si seguimos estas especificaciones, nuestra página web será percibida de forma más positiva por nuestros usuarios y además nos evitaremos problemas legales.

En próximos post analizaremos la LSSI, otra normativa legal a tener en cuenta en nuestra página web.