Gestionando nuestra agenda con Google Calendar

A la hora de gestionar el día a día de nuestro negocio, seguramente trabajemos con un calendario y una agenda para controlar cualquier evento o fecha importante. Si queremos prescindir de los calendarios físicos, Google Calendar es una práctica y sencilla aplicación web que nos permite gestionar nuestro calendario online fácilmente.

¿Qué necesitamos para trabajar con esta herramienta?
Para empezar a utilizarla, necesitaremos una cuenta de Google que podremos abrir de forma gratuita y que, además, nos permitirá disfrutar de otras aplicaciones como Google Talk, Gmail o Google Docs.

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¿Qué podemos hacer con esta herramienta?

• Compartir nuestro calendario/agenda con nuestros contactos, eligiendo con que persona queremos compartir y consultar las agendas y calendarios que otros han compartido con nosotros.
• Acceder desde cualquier lugar. Al ser una aplicación web, podemos acceder desde cualquier sitio, incluso desde nuestro móvil. Esto además evita que perdamos cualquier dato importante, en caso de que nuestro ordenador sufra una avería.
• Recibir recordatorios de los eventos importantes mediante emails o mensajes de texto en nuestro teléfono móvil.
• Enviar invitaciones a nuestros eventos y hacer un seguimiento de las confirmaciones de asistencia.
• Sincronizar con otras agendas y calendarios.
• Acceder sin conexión a Internet a nuestro calendario. Algo muy práctico si necesitamos hacer alguna consulta y no disponemos en ese momento de conexión.
• Insertar nuestro calendario en nuestra web o blog.

Una de las ventajas de Google Calendar es que lo podemos sincronizar fácilmente con otras agendas que utilicemos habitualmente. El protocolo CaiDAV que utiliza la herramienta nos permite sincronizar nuestro calendario con otras agendas que utilicen este protocolo, por ejemplo: Microsoft Outlook, iCal y Sunbird. Además con la aplicación Google Calendar Sync podremos realizar la sincronización fácilmente.

También mencionar que podemos sincronizar fácilmente el calendario con nuestros contactos de Gmail, lo que nos permitirá compartir eventos o calendarios con ellos fácilmente.

Google Calendar es una práctica herramienta online que sin duda nos facilitará el día a día de nuestro negocio.

10 aplicaciones de Android para el día a día

Siguiendo con el mundo de las aplicaciones para smartphones con el sistema operativo de Android hoy os presentamos 10 aplicaciones imprescindibles, tanto para vuestro negocio como a nivel personal.

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• Google+: La red social de Google cuenta con una aplicación de aspecto limpio y funcional, que permite realizar prácticamente las mismas operaciones que en la versión web.
• Traductor de Google: Cuenta con las mismas posibilidades que Google Translate, pero en este formato cuenta con la posibilidad también de decir la palabra o frase a traducir en vez de tener que escribirla, o la posibilidad de traducir los SMS que recibamos en otros idiomas en el caso de que lo necesitemos.
• Google Maps: Un mapa interactivo en tu bolsillo, este GPS móvil te ayuda a encontrar cualquier dirección y llegar así siempre puntual.
• Recoroid Dictaphone: A veces las ideas llegan a tu mente pero no tienes tiempo de ponerte a redactarlas, así que ¿por qué no grabarlas? Con esta aplicación puedes registrar tu voz y más tarde utilizarlo para lo que necesites.
• CamScanner: Escanea documentos con la misma calidad que con un escáner convencional. Sencillo y rápido. 
• Advanced Task Manager: Permite ver las aplicaciones que estás ejecutando y, si ya no las necesitamos abiertas, podemos cerrarlas desde esta aplicación. De esta forma liberaremos memoria y evitamos gastar más batería de la que necesitamos.
• Astro File Manager: Un explorador de archivos que te ayuda a gestionar los ficheros y las carpetas de tu móvil. Con un aspecto sencillo, nos muestra la lista de archivos que podemos abrir con un solo click
• Quick Note (post-it widget): Como si de una nevera se tratase, puedes utilizar las pantallas de tu Android para “pegar” post its que te recuerden reuniones, números de teléfono… lo que quieras.
• WhatsApp: Una aplicación cada vez más popular que nos permite chatear, de manera individual y en grupos, y enviar documentos de manera instantánea. Puedes utilizarlo como sustitutivo de los mensajes de texto o, incluso, de las llamadas convencionales, porque todos los mensajes son gratuitos.
• MyBackup Pro: para realizar copias de seguridad de todos los datos y aplicaciones almacenados en tu móvil. La copia se puede guardar en una tarjeta SD o mantenerla online. Muy útil en caso de daño, perdida o robo del teléfono.

Esta es nuestra selección pero, ¿cuáles son vuestras aplicaciones favoritas?

Nota: algunas de las fuentes para realizar este artículo han sido los blogs de MuyPymes, Tecnología y Pyme, Gizmovil, Xatakamovil, Informa Pymes y Te Inspira.

8 aplicaciones de Android para pymes y autónomos

Cuántas veces has necesitado un documento y has llamado para que te lo enviasen al correo o has tenido que darte media vuelta e ir a por él. Esto se acabó y es que si tienes un smartphone y, además, te haces con las aplicaciones correctas puedes estar conectado en cualquier momento con tu oficina o tu ordenador personal, teniendo acceso directo a tus archivos. Y es que los smartphones son más que un teléfono móvil con 3G.

A lo largo de dos post nos vamos a centrar en las mejores aplicaciones que tiene Android disponibles para que estés conectado en todo momento con tu negocio aunque no tengas delante el ordenador de la oficina.

Para comprar aplicaciones has de conectarte con el Android Market, una especie de tienda virtual donde podrás encontrar tanto aplicaciones gratuitas como de pago para descargar e instalar en tu Smartphone.

A continuación os recomendamos 8 aplicaciones que os harán más fácil la escritura y modificación de documentos desde vuestro terminal:

• Google Docs: La versión móvil de la suite ofimática de Google. Una completa aplicación con procesador de texto, hoja de cálculo o presentaciones, entre otras opciones.
• MIghty Meeting: Esta herramienta te permite subir presentaciones de Power Point y, además, de retocarlas, también puedes hacer presentaciones desde cero.
• Stocks: Otro punto a tener en cuenta es la gestión de los inventarios, con esta aplicación podrás tenerlo contralado desde tu Smartphone. Además, te permite ver las tendencias de ventas y realizar anotaciones de todo lo que necesitamos reponer.
• Evernote: orientada fundamentalmente para mejorar la productividad y trabajar desde el móvil. Permite escribir y gestionar notas, organizarlas y compartirlas. Esta aplicación utiliza también la cámara de fotos para crear notas gracias al sistema de reconocimiento óptico de caracteres, lo que permite leer los textos que hayamos fotografiado. Y, por último, otra ventaja: Todas las webs de interés que veas desde tu ordenador o móvil serán automáticamente sincronizadas entre los dos dispositivos
• Dropbox: Siguiendo en la misma línea que Evernote, esta herramienta sincroniza el contenido de tu Smartphone con el ordenador, centrándose, sobre todo, en organizar archivos. Su capacidad de almacenamiento es de 2GB en su versión gratuita y de hasta 100GB en su versión de pago. Es una buena opción para tener toda la información que necesitemos disponible desde cualquier terminal.

Este es solo el comienzo, en el próximo post sobre las mejores aplicaciones del Android Market para gestionar vuestro negocio desde el teléfono móvil os presentaremos 10 aplicaciones que facilitan tu día a día.

Nota: algunas de las fuentes para realizar este artículo han sido los blogs de MuyPymes, Tecnología y Pyme, Informa Pymes y Te Inspira.

5 herramientas para trabajar con mapas mentales

Una forma muy útil para organizar ideas y conceptos es utilizar mapas mentales y organigramas. Con ellos podemos esbozar y estructurar nuestras ideas, lo que nos será de gran utilidad a la hora de tener todos los conceptos correctamente organizados.

Imagen de Cartes Heuristiques - Marion Charreau

¿Qué es exactamente un mapa mental?
Según Wikipedia: “Un mapa mental es un diagrama usado para representar las palabras, ideas, tareas, u otros conceptos ligados y dispuestos radialmente alrededor de una palabra clave o de una idea central.”

Los mapas mentales y organigramas pueden ser muy prácticos para nuestro negocio. Si queremos desarrollar un proyecto concreto y necesitamos plasmar todas las ideas en un documento que permita su rápida visualización, creando un mapa mental conseguiremos ese propósito fácilmente.

En Internet podemos encontrar gran variedad de programas, muchos de ellos gratuitos, que nos permitirán crear, organizar y editar organigramas y mapas mentales. Veamos alguno de ellos.

• FREEMIND: Esta herramienta gratuita permite crear mapas mentales o conceptuales, que nos pueden ser de de gran utilidad a la hora de diseñar proyectos o estructurar cualquier idea que tengamos. Permite enlazar contenidos a páginas web, adaptar el aspecto visual a nuestro gusto, añadir iconos, colores o enlaces gráficos.
• BUBBL.US: Se trata de una herramienta online gratuita que permite crear organigramas y mapas conceptuales de forma sencilla e intuitiva. Permite la edición y compartición con varias personas, lo que puede resultarnos muy útil a nivel de empresa. Si queremos que nuestro trabajo quede guardado, basta con registrarse en la web.
• GLIFFY: En esta web podemos hacer diagramas y mapas mentales de forma fácil e intuitiva. La versión gratuita tiene ciertas restricciones en cuanto al tamaño de subida de imágenes (máximo 2 MB). La versión de pago, no tiene limitaciones y permite tener diagramas públicos y privados. Además, permite exportar los diagramas en JPEG o PNG para poder incluirlos en nuestros documentos.
• CACOO: Permite crear diagramas y organigramas de forma fácil y colaborativa, es decir que dos o más personas colaboren simultáneamente en su creación. Incluye una interfaz clara e intuitiva y los diagramas se crean utilizando el procedimiento de “agarrar y soltar”. Además podremos publicarlos en nuestro blog o web al instante. El servicio es gratuito previo registro.
• MINDMEISTER: Otra aplicación online gratuita que nos permite crear mapas mentales y compartirlos en Internet con nuestro equipo de trabajo. Puede utilizarse desde Iphone o Ipad con la versión de pago. Además permite importar otros mapas mentales creados con otras aplicaciones, como el Freemind.

Estas son algunas de las plataformas disponibles en la red para organizar y esquematizar nuestras ideas. Con ellas podremos planificar nuestros proyectos, realizando diagramas y mapas conceptuales, que nos ayudarán a plasmar la información de forma clara y sencilla.

Soluciones para mejorar nuestra productividad

Cuando gestionamos nuestro negocio, el tiempo es una variable que no podemos descuidar. Es probable que tengamos muchas cosas que hacer a lo largo del día y por eso es importante tener todas nuestras tareas correctamente administradas. De ese modo conseguiremos aumentar nuestra productividad.

Afortunadamente, existen múltiples herramientas en la red, muchas de ellas gratuitas, que nos pueden ayudar a gestionar y manejar nuestras tareas de una forma práctica y sencilla. Veamos algunas de ellas.

• GOOGLE CALENDAR: Este práctico calendario nos permitirá programar nuestras tareas por días, semanas o meses. Cuando llegue el momento de realizar una tarea, recibiremos un mensaje recordatorio en nuestra bandeja de Gmail.
• TODOIST: Con esta herramienta podemos gestionar nuestro trabajo fácilmente. Permite crear una estructura de proyectos y asignar prioridades a cada uno de ellos. El programa se integra en nuestro navegador y, al entrar en él, podremos ver las tareas que tenemos programadas para el día
• DROPBOX: Con esta herramienta podemos alojar nuestros archivos en la red, en lugar de en un dispositivo físico. Esto facilita el acceso a los datos desde cualquier equipo, sin tener que usar un pendrive. También permite a otros usuarios acceder a los archivos mediante una invitación. Podemos alojar 2 GB de forma gratuita y, si invitamos a más gente, aumentaremos la capacidad hasta los 8 GB.
• SKYDRIVE: Parecido a Dropbox con la diferencia de estar pensado únicamente para almacenar documentos tipo Word, Excel o Powerpoint. Funciona a través del navegador e incluye un panel de edición que permite acceder y editar los archivos, sin necesidad de tener el Microsoft Office instalado.
• GOOGLE READER: Este programa lector de RSS de Google nos permitirá acceder a la información de las páginas y blogs de los cuales queramos estar informados. Una vez hayamos agregado los elementos de nuestro interés, podremos ver la última información disponible, de forma cómoda y sencilla.
• E.GGTIMER.COM: Esta página funciona como una alarma que nos permitirá controlar el tiempo que destinamos a cada tarea. Una alarma y un aviso que aparecerá en la ventana del navegador nos indicará que el tiempo ha terminado.
• POST-IT DIGITAL NOTES: Herramienta sencilla y práctica para dejar notas en soporte electrónico igual de fácil que si lo hiciéramos en papel. Tiene la ventaja de que se pueden organizar por categorías y son rápidas de encontrar.

Imagen de myrrh.ahn

A parte de estas herramientas, os damos algunas recomendaciones para facilitaros el día a día:

• Optimiza el uso del correo electrónico: crea carpetas para organizar los correos y define remitentes para clasificarlos automáticamente.
• Utiliza los Marcadores/Favoritos: para acceder rápidamente a tus páginas habituales.
• Simplifica tus comunicaciones: usando la mensajería instantánea (Google Talk, MSN, Yahoo, Skype…) para comunicarte rápidamente sin tener que enviar emails.
• Organiza tus documentos: usa nombres descriptivos para las carpetas y documentos, separa las palabras con guión bajo y establece la fecha con la estructura YYYYMMDD (año, mes, día).
• Usa una herramienta de búsqueda: Para encontrar tus documentos e información rápidamente, por ejemplo: Google Desktop.
• Haz copias de seguridad: para tener siempre toda la información segura y disponible. Para ello puedes utilizar un disco duro portátil o uno virtual.

Si queréis ampliar información y aprender más consejos, os recomendamos que visitéis el blog de Francisco Páez, especializado en gestión y consultoría empresarial.

Con estas herramientas y recomendaciones podremos gestionar y manejar nuestras tareas de una forma sencilla, aprovechar mejor el tiempo y aumentar nuestra productividad en Internet.