Intranet II: tipos y contenidos

Como ya habíamos comentado en el post anterior sobre Qué es y para qué sirve una Intranet, una Intranet es una red de ordenadores con acceso restringido que fomenta y facilita el intercambio de información entre los miembros de una empresa. El objetivo es asegurar la comunicación fluida entre los empleados o entre los empleados y clientes (dependiendo del negocio, claro).

Básicamente, hay dos tipos de intranets: pasivas o activas, según la capacidad que tengan los miembros de modificar o no los contenidos de esa intranet.

• Las intranet pasivas solo permiten desplegar sus contenidos, pero no modificarlos, como por ejemplo podría ser la intranet de una empresa que únicamente publica cierto contenido o datos con un fin informativo.
• Las intranet activas, por el contrario, tienen el objetivo de generar contenidos a través de la participación de todos los miembros de la red. Un ejemplo podrían ser las intranets de las universidades: un espacio en el que conviven los documentos publicados por los profesores con los foros y las conversaciones entre éstos y sus alumnos.

Debemos tener en cuenta esta clasificación si queremos desarrollar una intranet en nuestro negocio. Tendremos que plantearnos, por tanto, si queremos que todos puedan intervenir e introducir nuevos contenidos o dejarlos simplemente como lectores de una información que se genera desde la dirección.

Imagen de N1NJ4

En ambos casos, habrá que tener claro el tipo de material que debe incorporar nuestra intranet. Para facilitaros esta tarea, vamos a poner algunos ejemplos de qué elementos deberían contener las intranets de algunos departamentos importantes de una empresa.

• Intranet de Servicio al Cliente: Si tu empresa es una mensajería o un negocio con e-commerce, la intranet podría estar orientada a informar al cliente sobre el estado en que se encuentra su pedido. También puedes incorporar un formulario para seguimiento de incidencias o un apartado de preguntas frecuentes que los clientes puedan actualizar.
• Intranet de ventas: En este tipo de intranets podemos colocar demos de productos, actualizaciones de precios, albaranes, estado del consumo de determinados productos, tablas de precios, calendarios, etc.
• Intranet de Recursos Humanos: Es la más común. Su acceso está restringido a los empleados de la empresa. En ella podemos desarrollar aplicaciones y contenidos realmente útiles para los miembros de nuestro negocio: agendas de trabajo, calendario laboral, directorio telefónico y de email de fácil consulta, encuestas de calidad del trabajo y mejoras, boletines informativos del estado de la empresa, etc.

¿Qué es y para qué sirve una intranet?

Cada vez son más las empresas que necesitan compartir información entre sus empleados y que demandan una mayor implicación de estos en los temas internos de la organización. Para ayudar en esta tarea se utilizan las Intranets: redes de ordenadores privados de acceso restringido que facilitan la tarea de comunicación entre los miembros de una misma empresa. El acceso a estas redes es totalmente inaccesible desde el exterior y, por tanto, muy útil para compartir información ‘vetada’ o confidencial.

Imagen de AIBakker

Esta conexión inmediata entre los miembros de una comunidad laboral ofrece múltiples beneficios:

• Las intranets favorecen la sensación de grupo, ya que cualquiera de las personas que trabajan en la empresa puede publicar cualquier duda o sugerir mejoras que sean leídas directamente por sus compañeros.
• Permiten compartir recursos como impresoras, escáners o documentos útiles para la organización.
• Ofrecen un servicio de almacenamiento de información compartido en su disco virtual. Gracias a este sistema se puede acceder a la información, guardarla o recuperarla desde cualquier ordenador con acceso a esta intranet.
• Dentro de una intranet podemos incluir un servicio de correo electrónico propio de la organización, así como foros, tablones de anuncios o incluso servicios de chat entre todos los trabajadores.
• También es muy útil para aquellas empresas o pymes que comiencen a trabajar en un nuevo servicio de e-commerce. Gracias a la intranet los proveedores podrán, por ejemplo, acceder rápidamente a los inventarios y conocer de primera mano las existencias y consumos y acelerar así el proceso de reposición de cada artículo.

Según el uso que se dé a estos datos encontramos dos tipos de intranets: activas y pasivas. Las primeras son aquellas en las que el contenido puede ser utilizado para trabajar en los ámbitos operativos de la empresa y cuyos datos pueden modificarse (como mejorar el rendimiento de los proveedores), mientras que las segundas, en cambio, apoyan la toma de decisiones mediante la publicación de información útil para los trabajadores y la organización, pero no pueden modificarse (es decir, revisiones mensuales, datos de actividad de la compañía, calendarios laborales, etc).

En próximos posts analizaremos detenidamente estos dos tipos de intranets y exploraremos qué información podemos publicar en una intranet según los departamentos de la empresa que queramos potenciar.