¿Qué es y para qué sirve una intranet?

Cada vez son más las empresas que necesitan compartir información entre sus empleados y que demandan una mayor implicación de estos en los temas internos de la organización. Para ayudar en esta tarea se utilizan las Intranets: redes de ordenadores privados de acceso restringido que facilitan la tarea de comunicación entre los miembros de una misma empresa. El acceso a estas redes es totalmente inaccesible desde el exterior y, por tanto, muy útil para compartir información ‘vetada’ o confidencial.

Imagen de AIBakker

Esta conexión inmediata entre los miembros de una comunidad laboral ofrece múltiples beneficios:

• Las intranets favorecen la sensación de grupo, ya que cualquiera de las personas que trabajan en la empresa puede publicar cualquier duda o sugerir mejoras que sean leídas directamente por sus compañeros.
• Permiten compartir recursos como impresoras, escáners o documentos útiles para la organización.
• Ofrecen un servicio de almacenamiento de información compartido en su disco virtual. Gracias a este sistema se puede acceder a la información, guardarla o recuperarla desde cualquier ordenador con acceso a esta intranet.
• Dentro de una intranet podemos incluir un servicio de correo electrónico propio de la organización, así como foros, tablones de anuncios o incluso servicios de chat entre todos los trabajadores.
• También es muy útil para aquellas empresas o pymes que comiencen a trabajar en un nuevo servicio de e-commerce. Gracias a la intranet los proveedores podrán, por ejemplo, acceder rápidamente a los inventarios y conocer de primera mano las existencias y consumos y acelerar así el proceso de reposición de cada artículo.

Según el uso que se dé a estos datos encontramos dos tipos de intranets: activas y pasivas. Las primeras son aquellas en las que el contenido puede ser utilizado para trabajar en los ámbitos operativos de la empresa y cuyos datos pueden modificarse (como mejorar el rendimiento de los proveedores), mientras que las segundas, en cambio, apoyan la toma de decisiones mediante la publicación de información útil para los trabajadores y la organización, pero no pueden modificarse (es decir, revisiones mensuales, datos de actividad de la compañía, calendarios laborales, etc).

En próximos posts analizaremos detenidamente estos dos tipos de intranets y exploraremos qué información podemos publicar en una intranet según los departamentos de la empresa que queramos potenciar.