Gestionando nuestra agenda con Google Calendar

A la hora de gestionar el día a día de nuestro negocio, seguramente trabajemos con un calendario y una agenda para controlar cualquier evento o fecha importante. Si queremos prescindir de los calendarios físicos, Google Calendar es una práctica y sencilla aplicación web que nos permite gestionar nuestro calendario online fácilmente.

¿Qué necesitamos para trabajar con esta herramienta?
Para empezar a utilizarla, necesitaremos una cuenta de Google que podremos abrir de forma gratuita y que, además, nos permitirá disfrutar de otras aplicaciones como Google Talk, Gmail o Google Docs.

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¿Qué podemos hacer con esta herramienta?

• Compartir nuestro calendario/agenda con nuestros contactos, eligiendo con que persona queremos compartir y consultar las agendas y calendarios que otros han compartido con nosotros.
• Acceder desde cualquier lugar. Al ser una aplicación web, podemos acceder desde cualquier sitio, incluso desde nuestro móvil. Esto además evita que perdamos cualquier dato importante, en caso de que nuestro ordenador sufra una avería.
• Recibir recordatorios de los eventos importantes mediante emails o mensajes de texto en nuestro teléfono móvil.
• Enviar invitaciones a nuestros eventos y hacer un seguimiento de las confirmaciones de asistencia.
• Sincronizar con otras agendas y calendarios.
• Acceder sin conexión a Internet a nuestro calendario. Algo muy práctico si necesitamos hacer alguna consulta y no disponemos en ese momento de conexión.
• Insertar nuestro calendario en nuestra web o blog.

Una de las ventajas de Google Calendar es que lo podemos sincronizar fácilmente con otras agendas que utilicemos habitualmente. El protocolo CaiDAV que utiliza la herramienta nos permite sincronizar nuestro calendario con otras agendas que utilicen este protocolo, por ejemplo: Microsoft Outlook, iCal y Sunbird. Además con la aplicación Google Calendar Sync podremos realizar la sincronización fácilmente.

También mencionar que podemos sincronizar fácilmente el calendario con nuestros contactos de Gmail, lo que nos permitirá compartir eventos o calendarios con ellos fácilmente.

Google Calendar es una práctica herramienta online que sin duda nos facilitará el día a día de nuestro negocio.

Manteniendo nuestro ordenador libre de amenazas

La seguridad de nuestro ordenador siempre es importante, pero si además trabajamos con él y manejamos información importante para nuestro negocio, la protección de nuestro equipo se convierte en una tarea fundamental, que no podemos descuidar.

¿Qué amenazas podemos encontrarnos?

• Programas maliciosos: son creados para dañar o hacer un uso ilícito de los recursos del sistema. Pueden ser un virus informático, gusanos, troyanos o spyware. Se difunden por la red a gran velocidad y los más peligrosos pueden destruir o hacer que se pierda la información que tengamos en nuestro equipo.
• Intrusos: los más conocidos y peligrosos son los crackers, que se caracterizan por acceder a los equipos informáticos violando su seguridad, para hacer daño a su objetivo.
• Siniestros: Un robo, un incendio o una inundación puede estropear nuestro equipo, haciendo que perdamos la información que tengamos almacenada.
• El usuario: a veces nosotros mismos u otra persona que maneje el equipo, puede ser la causa del problema por un descuido o por una acción malintencionada.

¿Cómo podemos proteger nuestro equipo?

• Copias de seguridad: Hacer de forma regular copias de seguridad o backups es la medida de protección más eficaz. Así nos aseguraremos que la información importante siempre esté a salvo. Paragon Backup & Recovery 2011 es un aplicación gratuita y muy eficaz que nos puede ayudar en esta tarea.
• Antivirus: Instalar un antivirus es otra medida fundamental para cualquiera que tenga un ordenador. Los más populares son McAfee, Norton, Panda o Kaspersky, pero también podemos encontrar antivirus gratuitos que pueden proteger eficazmente nuestro ordenador. Los mejor valorados según PCmag.com son: Ad-Aware, Avast, AVG, Comodo y Malwarebytes.
• Cortafuegos: también se conoce como firewall e impiden ataques externos mientras estamos conectados a Internet. ZoneAlarm es uno de los firewall gratuitos más populares y eficaces.

Aquí van otras recomendaciones que os pueden ser de utilidad:

• Instalar sólo el software necesario.
• Hacer un inventario con los programas instalados para asegurar una correcta reinstalación en caso de desastre.
• Actualizar de forma regular las contraseñas de acceso a los sistemas para evitar intrusiones.
• Restringir el acceso a determinados programas y archivos importantes.
• No abrir correos con links, documentos o fotos adjuntas de remitentes desconocidos.

Si seguís estas recomendaciones vuestro equipo informático estará perfectamente protegido y podréis trabajar con él sin problemas.

10 aplicaciones de software libre para nuestro negocio

Como hemos visto en anteriores post, el software libre puede sernos de gran utilidad para nuestro negocio, por la posibilidad que nos ofrece de conseguir un software de calidad, a precios muy competitivos y en ocasiones, incluso gratuitamente. A continuación veremos algunas de las aplicaciones disponibles para nuestro negocio:

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• Opencrx: Esta completa herramienta cubre las necesidades de cualquier tipo de empresa. Entre sus múltiples funciones destacan herramientas para la gestión de ventas, marketing y servicio al cliente, además de poder manejar productos, precios y listas de precios en múltiples monedas.
• SugarCRM: Es una aplicación de CRM (Customer Relationship Manager) que permite a las empresas gestionar la relación con sus clientes, incluyendo análisis, captación, elaboración y almacenamiento de datos de los clientes.
• Jfire: Es una eficaz herramienta para empresas, diseñada para la planificación de recursos empresariales, gestión de CRM, cadena de suministros, eBusiness, relaciones con proveedores y análisis y presentación de informes, entre otras cosas.
• Mantis bug tracker: Permite gestionar las incidencias de una empresa, sistemas o proyectos, a través de un uso sencillo y adaptable a muchos escenarios.
• Clamwin: Es un eficaz antivirus con un alto porcentaje de detección de virus y spyware, se actualiza automáticamente y permite planificar la búsqueda de virus.
• Alfresco Community: Es una herramienta para la gestión del contenido empresarial, incluyendo: gestión documental, de contenidos web, información empresarial, expedientes, imágenes, etc.
• Codeka: Esta aplicación permite controlar la facturación y gestionar el almacén o inventario de una pequeña o mediana empresa. Incluye: gestión de clientes y proveedores, facturas, albaranes, cobros, pagos, creación y configuración de códigos de barras, gestión de copias de seguridad, etc.
• Gnucash: Esta herramienta facilita el seguimiento y control de cuentas bancarias, acciones, ingresos y gastos de nuestras finanzas personales o de nuestra empresa. Permite gestionar cuentas de bancos, stocks, almacén, etc. y obtener un reporte posteriormente.
• Bulmages: Esta aplicación modular nos ayuda a cubrir las necesidades de gestión empresarial de cualquier pequeña y mediana empresa. Está dividido en 4 áreas: contabilidad (BulmaCont), facturación (BulmaFact), gestión de un terminal de punto de venta (BulmaTPV) y gestión de nóminas.
• Egroupware: Se trata de un conjunto de aplicaciones diseñadas para facilitar el trabajo en grupo, permitiendo gestionar contactos, citas, tareas u otras funciones útiles para nuestro negocio como la reserva de salas de reuniones o vehículos comerciales de empresa. Incluye entre otras cosas gestor de proyectos, de recursos, de ficheros, una plantilla de tiempos, etc.

Este es solo un ejemplo de las muchas aplicaciones de software libre que podemos encontrar en la red. Si queréis encontrar alguna otra aplicación, os recomendamos que visitéis esta web, en la que podréis encontrar muchos más programas informáticos.

¿Qué es y para qué sirve el software libre?

Se denomina software libre a aquel tipo de software que permite al usuario poder usarlo, copiarlo, estudiarlo, modificarlo y redistribuirlo libremente. Es decir, le da completa libertad sobre el producto. En inglés es denominado free software y nos puede permitir adquirir programas informáticos para nuestro negocio, gratuitamente o a un precio muy económico.

¿Cómo y por qué surgió?

Este tipo de software surge en Estados Unidos en 1984  de la mano de Richard Stallman. Este programador estadounidense fundó la Free Software Foundation, con el objetivo de otorgar libertad a los usuarios y eliminar las restricciones sobre la copia, redistribución y modificación de los programas informáticos.

Así surgiría el concepto de software libre y el de *copyleft (*según Wikipedia: Permitir la libre distribución de copias y versiones modificadas de una obra u otro trabajo, exigiendo que los mismos derechos sean preservados en las versiones modificadas.)

Para que pueda ser considerado libre, este tipo de software debe ofrecer 4 libertades a los usuarios:

• Libertad para usar el programa con cualquier propósito.
• Libertad para estudiar como funciona el programa y adaptarlo a sus necesidades
• Libertad para distribuir copias libremente a quien se considere oportuno
• Libertad de hacer mejoras al programa y compartirlas con los demás.

Para que estas libertades se cumplan, es necesario que se pueda acceder al código fuente del programa. Esto permitirá a todo aquel que quiera realizar algún cambio o mejora, poder hacerlo libremente, sin tener que pedir o pagar permisos.

El software libre suele estar disponible de forma gratuita, sin embargo esto no siempre es así, ya que aunque conserve su carácter de libre, puede ser distribuido comercialmente. Por lo tanto no hay que asociar software libre con gratuito. A este último tipo de software se le denomina  freeware. Paradojamente el software gratuito o freeware no siempre es libre, si no garantiza los derechos de modificación y redistribución de las versiones modificadas del programa. Igualmente no hay que confundir software libre con software de dominio público.

¿Qué es el software de dominio público?

Es aquel que no requiere de licencia ya que sus derechos de explotación pertenecen a todo el conjunto de la humanidad. Es un software que no está protegido por las leyes de derechos de autor y puede ser copiado por cualquiera sin coste alguno. Esto permite a cualquiera poder utilizarlo con fines legales y siempre indicando a quien pertenece la autoría original. Este software sería aquel que es donado por su autor a la humanidad o aquel cuyos derechos de autor han expirado tras un plazo de 70 años contados desde la muerte de éste.

Ahora conocemos mejor en qué consiste y para qué puede utilizarse el software libre. En próximos post veremos aplicaciones de software libre que nos pueden ser de gran utilidad para nuestro negocio.