Gestionando nuestra agenda con Google Calendar

A la hora de gestionar el día a día de nuestro negocio, seguramente trabajemos con un calendario y una agenda para controlar cualquier evento o fecha importante. Si queremos prescindir de los calendarios físicos, Google Calendar es una práctica y sencilla aplicación web que nos permite gestionar nuestro calendario online fácilmente.

¿Qué necesitamos para trabajar con esta herramienta?
Para empezar a utilizarla, necesitaremos una cuenta de Google que podremos abrir de forma gratuita y que, además, nos permitirá disfrutar de otras aplicaciones como Google Talk, Gmail o Google Docs.

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¿Qué podemos hacer con esta herramienta?

• Compartir nuestro calendario/agenda con nuestros contactos, eligiendo con que persona queremos compartir y consultar las agendas y calendarios que otros han compartido con nosotros.
• Acceder desde cualquier lugar. Al ser una aplicación web, podemos acceder desde cualquier sitio, incluso desde nuestro móvil. Esto además evita que perdamos cualquier dato importante, en caso de que nuestro ordenador sufra una avería.
• Recibir recordatorios de los eventos importantes mediante emails o mensajes de texto en nuestro teléfono móvil.
• Enviar invitaciones a nuestros eventos y hacer un seguimiento de las confirmaciones de asistencia.
• Sincronizar con otras agendas y calendarios.
• Acceder sin conexión a Internet a nuestro calendario. Algo muy práctico si necesitamos hacer alguna consulta y no disponemos en ese momento de conexión.
• Insertar nuestro calendario en nuestra web o blog.

Una de las ventajas de Google Calendar es que lo podemos sincronizar fácilmente con otras agendas que utilicemos habitualmente. El protocolo CaiDAV que utiliza la herramienta nos permite sincronizar nuestro calendario con otras agendas que utilicen este protocolo, por ejemplo: Microsoft Outlook, iCal y Sunbird. Además con la aplicación Google Calendar Sync podremos realizar la sincronización fácilmente.

También mencionar que podemos sincronizar fácilmente el calendario con nuestros contactos de Gmail, lo que nos permitirá compartir eventos o calendarios con ellos fácilmente.

Google Calendar es una práctica herramienta online que sin duda nos facilitará el día a día de nuestro negocio.

¿Qué son y para qué sirven las plataformas de contenidos?

Además de la página web, disponemos de otros métodos para aumentar la presencia online de nuestra marca. A través de herramientas tales como las plataformas para alojar contenidos de texto, vídeo o imágenes, abrimos una nueva ventana para poner a disposición de los usuarios diferentes documentos.

Empezaremos hablando de los contenidos en texto como un canal más de comunicación con nuestros clientes, empleados o proveedores. Bajo este nombre encuadramos desde documentos hasta presentaciones, pasando por hojas de cálculo o gráficas interesantes.

Cada una de estas herramientas nos permite compartir ciertos aspectos del negocio que, por razones de espacio o de estética, no pueden alojarse en tu página web. Este es el caso, por ejemplo, de apariciones en prensa o gráficas sobre la actividad del negocio. En el aspecto 100% empresarial, las plataformas de compartición de documentos nos permiten distribuir documentos entre los empleados simplemente con un enlace.

Algunas de las herramientas más conocidas para alojar contenidos en la web son las siguientes:

• Slideshare: Actualmente esta herramienta a se ha convertido en la mayor comunidad para compartir documentos con 50 millones de visitantes al mes y 90 millones de páginas vistas al día. A través de Slideshare se pueden compartir, de forma pública o privada, cientos de documentos, vídeos, etc. Consulta este tutorial de Slideshare para saber cómo funciona.
• Scribd: Se trata de una herramienta colaborativa que permite subir y mostrar documentos para luego compartirlos mediante un enlace. Puedes consultar su tutorial para conocer mejor sus funcionalidades. Según datos que pueden consultarse en su web, Scribd tiene más 70 millones de lectores al mes y más de 20 millones de textos incluidos en él.
• Google Docs: Es un programa gratuito para crear documentos en línea con la posibilidad de colaborar en grupo. También se permite el acceso y edición de esos documentos a través del móvil. A través de Google Docs podrás compartir documentos, dibujos, formularios, hojas de cálculo o presentaciones. Lo más sorprendente de Google Docs es que sus documentos pueden ser modificados en tiempo real por los usuarios con quienes los compartes.

Pongamos como ejemplo una página web sobre un restaurante. En ese sitio web estarían alojados el contacto, la localización del local e, incluso, algunas imágenes o el menú. Si quisiésemos, por ejemplo, incluir nuestra carta con sus precios, podríamos crear un documento en alguna de las plataformas anteriores y así, con un enlace, estaría disponible para cualquiera.

Otro punto a favor de este tipo de herramientas es la capacidad de feedback por parte de quien los lee. En las plataformas podemos recibir comentarios al documento, con lo que, además, conseguiremos aumentar su calidad.

En próximos posts trataremos el resto de plataformas de subida de contenidos de vídeo e imágenes.