Soluciones para mejorar nuestra productividad

Cuando gestionamos nuestro negocio, el tiempo es una variable que no podemos descuidar. Es probable que tengamos muchas cosas que hacer a lo largo del día y por eso es importante tener todas nuestras tareas correctamente administradas. De ese modo conseguiremos aumentar nuestra productividad.

Afortunadamente, existen múltiples herramientas en la red, muchas de ellas gratuitas, que nos pueden ayudar a gestionar y manejar nuestras tareas de una forma práctica y sencilla. Veamos algunas de ellas.

• GOOGLE CALENDAR: Este práctico calendario nos permitirá programar nuestras tareas por días, semanas o meses. Cuando llegue el momento de realizar una tarea, recibiremos un mensaje recordatorio en nuestra bandeja de Gmail.
• TODOIST: Con esta herramienta podemos gestionar nuestro trabajo fácilmente. Permite crear una estructura de proyectos y asignar prioridades a cada uno de ellos. El programa se integra en nuestro navegador y, al entrar en él, podremos ver las tareas que tenemos programadas para el día
• DROPBOX: Con esta herramienta podemos alojar nuestros archivos en la red, en lugar de en un dispositivo físico. Esto facilita el acceso a los datos desde cualquier equipo, sin tener que usar un pendrive. También permite a otros usuarios acceder a los archivos mediante una invitación. Podemos alojar 2 GB de forma gratuita y, si invitamos a más gente, aumentaremos la capacidad hasta los 8 GB.
• SKYDRIVE: Parecido a Dropbox con la diferencia de estar pensado únicamente para almacenar documentos tipo Word, Excel o Powerpoint. Funciona a través del navegador e incluye un panel de edición que permite acceder y editar los archivos, sin necesidad de tener el Microsoft Office instalado.
• GOOGLE READER: Este programa lector de RSS de Google nos permitirá acceder a la información de las páginas y blogs de los cuales queramos estar informados. Una vez hayamos agregado los elementos de nuestro interés, podremos ver la última información disponible, de forma cómoda y sencilla.
• E.GGTIMER.COM: Esta página funciona como una alarma que nos permitirá controlar el tiempo que destinamos a cada tarea. Una alarma y un aviso que aparecerá en la ventana del navegador nos indicará que el tiempo ha terminado.
• POST-IT DIGITAL NOTES: Herramienta sencilla y práctica para dejar notas en soporte electrónico igual de fácil que si lo hiciéramos en papel. Tiene la ventaja de que se pueden organizar por categorías y son rápidas de encontrar.

Imagen de myrrh.ahn

A parte de estas herramientas, os damos algunas recomendaciones para facilitaros el día a día:

• Optimiza el uso del correo electrónico: crea carpetas para organizar los correos y define remitentes para clasificarlos automáticamente.
• Utiliza los Marcadores/Favoritos: para acceder rápidamente a tus páginas habituales.
• Simplifica tus comunicaciones: usando la mensajería instantánea (Google Talk, MSN, Yahoo, Skype…) para comunicarte rápidamente sin tener que enviar emails.
• Organiza tus documentos: usa nombres descriptivos para las carpetas y documentos, separa las palabras con guión bajo y establece la fecha con la estructura YYYYMMDD (año, mes, día).
• Usa una herramienta de búsqueda: Para encontrar tus documentos e información rápidamente, por ejemplo: Google Desktop.
• Haz copias de seguridad: para tener siempre toda la información segura y disponible. Para ello puedes utilizar un disco duro portátil o uno virtual.

Si queréis ampliar información y aprender más consejos, os recomendamos que visitéis el blog de Francisco Páez, especializado en gestión y consultoría empresarial.

Con estas herramientas y recomendaciones podremos gestionar y manejar nuestras tareas de una forma sencilla, aprovechar mejor el tiempo y aumentar nuestra productividad en Internet.