Las historias del Take a Web Café

Después de pasar por 15 ciudades españolas y haber atendido a miles de pymes y autónomos, la unidad móvil del Take a Web Café se ha despedido de las carreteras el pasado sábado 16 de julio en Valladolid. Tanto si te pasaste a tomar un café recién hecho mientras creabas la primera página para tu empresa, como si has hecho la web desde casa o estás planteándote aún abrir tu negocio a la red, en este post te vamos a contar esa parte menos visible, la de las personas que han participado y convertido el Take a Web Café en éxito para nosotros.

Imagen del interior de la unidad móvil.

Por la unidad móvil de Conecta tu Negocio han pasado todo tipo de empresas, que solo son una muestra de lo que otros estáis haciendo desde casa. Desde pescaderos, pasando por despachos de abogados, rehabilitadores de garajes e incluso una pyme dedicada a la exportación de semen para vacas, todos han encontrado su espacio en Internet.

En general, comenta Jorge Cabezas, coordinador del Take a Web Café, “la gente llegaba con un cierto miedo por el simple desconocimiento de Internet, de la duda del coste real de crear la web de su empresa con Conecta tu Negocio y el tiempo que deberían dedicar a gestionar su página, pero se iban contentos al ver lo sencillo que es adentrarse en Internet”. “Aunque -apunta Cabezas- tuvimos el caso de un hombre que pasó a hacerse la web, se llevó el manual y, al día siguiente, volvió con él subrayado y todas las dudas apuntadas para sacarle el máximo partido a la presencia de la página de su negocio en la red”.

Además, el coordinador de este tour recuerda la particular historia de una mujer que entró a la unidad móvil para tomar un café sin saber de qué iba el proyecto. “Una señora subió atraída por el cartel de café gratis, entró y pidió uno sin saber que es una acción para facilitar la creación de webs a través de Conecta tu Negocio. Lo curioso fue que, entonces, la mujer decidió crear una web para vender sus productos de ganchillo y pasó la tarde preguntando súper interesada por el mundo de las webs e Internet, la verdad es que es un caso entrañable”.

¿Quiénes te han atendido?
A lo largo del recorrido cerca de 40 alumnos de la CEJE , han ayudado a todos los asistentes a crear la primera página web para su negocio con el soporte de Strato.

Y ha habido sorpresas para todos, ya que en Pamplona, por ejemplo, Pablo Murga, uno de los estudiantes de CEJE, conoció al que será su próximo socio, un chico que, sin saber nada de surf, está fabricando unas novedosas tablas que pronto se comercializarán gracias a la unión entre ambos.

¿Te sientes identificado? Nos encantaría que tú también nos contases alguna anécdota de tu paso por el Take a Web Café o de tu proceso personal para crear la web de tu empresa desde casa.

Protegiendo nuestras ideas y contenidos en la red

Cuando llevamos nuestro negocio, es posible que manejemos información y proyectos que nos interese proteger. El plagio de información puede perjudicarnos, por eso os vamos a dar una serie de recomendaciones, para que protejáis y aseguréis las ideas e información que compartáis en Internet.

• Mails y documentos: Una buena forma de proteger la información que contengan tus mails y documentos es añadir al final un pequeño párrafo de texto, que indique la protección intelectual de todo lo que aparezca en los mismos.
• Burofax: Si te consta que se ha producido un plagio de información, puedes enviar un burofax online pidiendo que retiren la información en un plazo determinado, o se tomarán las medidas legales oportunas. Los burofax son documentos que tienen valor de carta notarial y la página de Correos incluye un servicio donde puedes enviarlos online fácilmente.
• Marca de agua: Se trata de un sistema de protección que puedes incluir en tus documentos y fotografías, para señalar que la propiedad intelectual está debidamente protegida.

Imagen de khoraxis

En la red podemos encontrar también organizaciones y páginas webs, con herramientas que nos pueden ayudar a proteger la propiedad intelectual de nuestros documentos. Veamos algunas de las disponibles:

• Creative Commons: Traducido como “bienes comunes creativos”, esta organización ha creado unas licencias de protección de obras, que dan a los autores de cualquier contenido intelectual total libertad para configurar sus derechos de autor. Cada uno puede elegir la licencia que mejor se adapte a sus intereses, permitiendo o no: dar libertad para citar su obra, reproducirla, crear obras derivadas, ofrecerla públicamente, con restricciones, no permitir el uso comercial o respetar la autoría original.
• Approbo: Es una herramienta gratuita para asegurarnos que nadie está copiando y compartiendo nuestros artículos o información en Internet. Permite comparar documentos con aquellos coincidentes que se encuentren en Internet, indicando además el grado de similitud. Permite seleccionar párrafos y ver exactamente dónde aparecen esos párrafos con exactitud en los archivos coincidentes.
• Myfreecopyright: Se trata de una herramienta gratuita, que permite a los autores proteger sus obras frente a un uso indebido por parte de terceros. Basta con subir los archivos o indicar los blogs o podcast que queremos proteger. Se les añadirá una huella digital y se creará un registro público verificable con la información de nuestro copyright.
• Content ID: Este sistema creado recientemente por Youtube controla que los videos subidos al portal respeten los derechos de autor. Los propietarios suben un fichero original que queda registrado en la base de datos y el sistema identifica las imágenes o sonidos con derechos de autor en cada frame de los vídeos publicados en la página. Si se detecta una infracción, Youtube ofrece tres protocolos de actuación: el bloqueo de la publicación, monitorización de su rendimiento o monetización. Esta última opción permite al dueño de los derechos recibir los ingresos publicitarios que consiga el vídeo.

Si queréis ampliar información sobre los derechos de propiedad intelectual, os recomendamos que echéis un vistazo a los artículos de David Bravo, especialista en propiedad intelectual y derecho informático.

10 consejos para irte de vacaciones sin descuidar tu negocio

Estamos en plena temporada veraniega, época típica para descansar, desconectar y salir de la rutina. Pero para muchos autónomos o pymes, el momento de tomarse unas vacaciones, puede provocar algún que otro quebradero de cabeza, por eso es importante tener en cuenta una serie de recomendaciones para poder disfrutar plenamente.

Imagen de Loren Sztajer

¿Cómo debo prepararme?

• Elige bien las fechas: Si es posible elígelas en la época de menos carga de trabajo. Si eres autónomo, el hecho de irte de vacaciones puede suponer dejar de cobrar dinero, por eso conviene elegir bien el momento.
• Informa a tus clientes: Configura un mensaje de autorespuesta para el mail y el buzón del móvil. Si se trata de clientes importantes, lo mejor es llamarles por teléfono e incluso informarles la forma de contactarte en caso de “emergencia”.
• Organiza tu agenda: Intenta adelantar todo el trabajo posible para no enfrentarte con una excesiva carga de trabajo a la vuelta.
• Delega: Si es posible, deja las tareas más importantes a alguien de tu confianza.

¿Qué debo llevarme?

• Smartphone: Un elemento indispensable, ya que funcionan como un pequeño ordenador de bolsillo y nos permiten acceder a internet, recibir y enviar mails y tener una fluida comunicación con nuestros clientes y empleados.
• Netbook: Al ser más pequeño y menos pesado que un portátil, puede ser un compañero de viaje muy práctico. Sobre todo si tenemos que hacer alguna gestión de trabajo más complicada.
• Módem USB: Indispensable para poder conectarnos a internet. Sobre todo si elegimos un destino que no disponga de conexión.
• Pendrive: Aunque llevemos un netbook, siempre es recomendable incluir un pendrive en nuestra maleta. De ese modo podremos hacer una copia de seguridad de los documentos o trabajos que realicemos en nuestras vacaciones.
• Fuentes de alimentación: No podemos olvidar nuestros cargadores y un adaptador de corriente si viajamos al extranjero.

También es recomendable que nos informemos de la cobertura telefónica que vamos a disponer en nuestro destino y si vamos a contar con conexión wifi en el hotel.

Con todas estas recomendaciones, podréis estar siempre conectados con vuestro negocio. Aunque desde aquí os recomendamos, que aprovechéis al máximo vuestras vacaciones para descansar todo lo posible.

6 Herramientas para facturación online

Llevar la contabilidad y facturación de nuestro negocio puede parecernos algo complicado, pero afortunadamente contamos con una serie de programas informáticos que nos facilitan la facturación electrónica.

Pero, ¿qué es una factura electrónica?

Es una versión electrónica de una factura en papel, legalmente válida en España. Contiene toda la información necesaria y está firmada digitalmente para certificar tanto el contenido como el emisor de la factura. También se conoce como comprobante fiscal digital o e-factura.

Antes de realizar nuestra factura electrónica, necesitaremos una firma digital. ¿En qué consiste?

La firma digital equivale a una firma manuscrita y nos permite plasmarla en documentos y presentarlos en las administraciones sin tener que movernos de casa. Funciona mediante un método criptográfico que asocia la identidad de una persona o de un equipo informático a un mensaje o documento. Para obtenerla podemos hacerlo a través de la web de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT)

Imagen de sparkieblues

¿Por qué son importantes las facturas electrónicas?

Si queremos cobrar alguna factura a la administración pública española (gobierno central, gobiernos autonómicos, ayuntamientos o diputaciones provinciales), deberemos emitir obligatoriamente una factura electrónica para poder cobrar.

Existen muchas herramientas, que nos ayudan a emitir facturas electrónicas. Veamos algunas de las disponibles en la red:

• FACTURAE: Se trata de una aplicación gratuita creada por la propia Administración para crear y gestionar facturas electrónicas. Requiere instalar una aplicación en el escritorio.
• ENDEVE: Permite gestionar clientes y crear hasta 100 facturas de forma gratuita. Sencilla y fácil de usar, no requiere configuración, ni instalación alguna. Tan solo se necesita un navegador y una conexión a internet para empezar a emitir las facturas.
• HAZTEUNAFACTURAE: Otra herramienta para crear rápidamente facturas a través de internet. Está reconocida por la Agencia Tributaria, es gratuita y está pensada para hacer facturas de forma puntual.
• FACTURADIRECTA: Esta herramienta permite generar 4 facturas gratis al mes. Si necesitamos más, deberemos contratar la versión de pago, que está especialmente pensada para adaptarse a las necesidades de autónomos y pymes. Incluye una aplicación para acceder desde el móvil, que puede resultarnos muy útil.
• KUBBOS: Se trata de una de las opciones de gestión en la nube más completas que hay en español. Permite gestionar la facturación, compras y ventas online, CRM de clientes, gestión del stock y administración.
• ENNETO: Programa gratuito que permite emitir y enviar facturas y presupuestos en formato PDF y exportar las facturas en formato e-factura, entre otras cosas. En la página encontraremos un blog que explica como sacarle partido a la aplicación.

Con la ayuda de estas aplicaciones podremos gestionar la facturación de nuestro negocio de forma cómoda y sencilla.

5 opciones para elegir un buen disco duro virtual

La gestión de un negocio supone manejar y almacenar gran cantidad de información en nuestro ordenador: documentos de texto, hojas de cálculo, presentaciones o ficheros de clientes. Es posible que además almacenemos música o videos, lo que puede limitar el espacio que dispongamos en nuestro disco duro. Una buena solución para guardar todos nuestros archivos es utilizar un DDV o disco duro virtual.

¿Qué es un disco duro virtual?
Es un espacio ofrecido por empresas a través de Internet, que permite al usuario disponer de un servidor para guardar todos sus archivos y documentos, con las respectivas garantías de seguridad y privacidad que cada servidor establezca.

¿Qué ventajas tiene?

• Emula al disco duro del ordenador.
• Permite hacer una copia de seguridad (back up) de tus datos.
• Puedes acceder a los archivos desde cualquier lugar.
• Puedes compartir tus archivos simple y rápidamente con cualquiera.
• Los archivos descansan en un sitio seguro, lejos de golpes o averías.

¿Qué diferencia hay entre el disco duro de mi PC y uno virtual?
La diferencia radica en la posibilidad de acceso. Un disco duro tradicional, está instalado en un equipo, al que puedes acceder físicamente. El disco duro virtual guarda la información en un servidor de Internet, el cual es accesible desde cualquier punto.

Imagen de Tom Raftery

Existen muchos servicios de discos duros virtuales en la red. Muchos de ellos son gratuitos y otros ofrecen un período de prueba sin coste alguno. Veamos algunos de ellos:

• DROPBOX: Es uno de los servicios más conocidos. Permite alojar 2 GB de forma gratuita y si invitamos a más gente, aumentaremos la capacidad hasta los 8 GB. Tiene aplicaciones para smartphones (Iphone, Android, Blackberry) y Ipad.
• BOX.NET: Ofrece 5 GB de alojamiento gratuito. El tamaño máximo de los archivos es de 25 MB. Podemos compartirlos con otros usuarios mediante invitación y podemos acceder desde el móvil gracias a su aplicación para smartphones.
• 4 SHARED: Permite 10 GB de alojamiento gratuito y no tiene límite de ancho de banda. El tamaño máximo de los archivos para subir es de 2 GB. También incluye aplicación para smartphones.
• ORBITFILES: Aquí podremos subir 6 GB de forma gratuita. El tamaño máximo por archivo es de 100 MB.
• LIVEDRIVE: Esta página permite alojar 2 TB de datos por menos de 6 dólares al mes (unos 4 euros). Una opción interesante si necesitamos un disco duro virtual con mayor capacidad de la que ofrecen el resto de servidores gratuitos. Cuenta con una aplicación para Iphone e Ipad.

Estos son solo una pequeña muestra de los servicios de alojamiento que podemos encontrar en internet. Mencionar también, que servidores de correos como Google con su servicio Gmail o Windows con su servicio Windows Live Skydrive, ofrecen al usuario una unidad virtual de disco duro para su propio uso. En el caso de Gmail podemos alojar hasta 7 GB, cifra que sigue aumentando y en el caso de Skydrive podemos alojar hasta 25 GB de fotos y documentos. Con todas estas opciones, no hay excusas para guardar en la red todos nuestros documentos.

5 herramientas para trabajar con mapas mentales

Una forma muy útil para organizar ideas y conceptos es utilizar mapas mentales y organigramas. Con ellos podemos esbozar y estructurar nuestras ideas, lo que nos será de gran utilidad a la hora de tener todos los conceptos correctamente organizados.

Imagen de Cartes Heuristiques - Marion Charreau

¿Qué es exactamente un mapa mental?
Según Wikipedia: “Un mapa mental es un diagrama usado para representar las palabras, ideas, tareas, u otros conceptos ligados y dispuestos radialmente alrededor de una palabra clave o de una idea central.”

Los mapas mentales y organigramas pueden ser muy prácticos para nuestro negocio. Si queremos desarrollar un proyecto concreto y necesitamos plasmar todas las ideas en un documento que permita su rápida visualización, creando un mapa mental conseguiremos ese propósito fácilmente.

En Internet podemos encontrar gran variedad de programas, muchos de ellos gratuitos, que nos permitirán crear, organizar y editar organigramas y mapas mentales. Veamos alguno de ellos.

• FREEMIND: Esta herramienta gratuita permite crear mapas mentales o conceptuales, que nos pueden ser de de gran utilidad a la hora de diseñar proyectos o estructurar cualquier idea que tengamos. Permite enlazar contenidos a páginas web, adaptar el aspecto visual a nuestro gusto, añadir iconos, colores o enlaces gráficos.
• BUBBL.US: Se trata de una herramienta online gratuita que permite crear organigramas y mapas conceptuales de forma sencilla e intuitiva. Permite la edición y compartición con varias personas, lo que puede resultarnos muy útil a nivel de empresa. Si queremos que nuestro trabajo quede guardado, basta con registrarse en la web.
• GLIFFY: En esta web podemos hacer diagramas y mapas mentales de forma fácil e intuitiva. La versión gratuita tiene ciertas restricciones en cuanto al tamaño de subida de imágenes (máximo 2 MB). La versión de pago, no tiene limitaciones y permite tener diagramas públicos y privados. Además, permite exportar los diagramas en JPEG o PNG para poder incluirlos en nuestros documentos.
• CACOO: Permite crear diagramas y organigramas de forma fácil y colaborativa, es decir que dos o más personas colaboren simultáneamente en su creación. Incluye una interfaz clara e intuitiva y los diagramas se crean utilizando el procedimiento de “agarrar y soltar”. Además podremos publicarlos en nuestro blog o web al instante. El servicio es gratuito previo registro.
• MINDMEISTER: Otra aplicación online gratuita que nos permite crear mapas mentales y compartirlos en Internet con nuestro equipo de trabajo. Puede utilizarse desde Iphone o Ipad con la versión de pago. Además permite importar otros mapas mentales creados con otras aplicaciones, como el Freemind.

Estas son algunas de las plataformas disponibles en la red para organizar y esquematizar nuestras ideas. Con ellas podremos planificar nuestros proyectos, realizando diagramas y mapas conceptuales, que nos ayudarán a plasmar la información de forma clara y sencilla.

Cómo crear mails que seduzcan y vendan

El email-marketing nos sirve para comunicarnos directamente con los clientes que han aceptado voluntariamente que les enviemos periódicamente información sobre nuestra actividad, promociones, ofertas u otro tipo de noticias que creamos que les puedan resultar de interés.

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Puntos fuertes de la comunicación por mail

• Es una comunicación inmediata con nuestros clientes.
• El coste de un envió es muy bajo y se puede llegar a un gran universo, por ello es recomendable su utilización a la hora de ajustar los presupuestos destinados a publicidad.
• Modificando ligeramente algunos puntos podemos conseguir una deseable personalización de los mensajes.

¿Cómo conseguimos que nuestros emails sean leídos?

• Personalización: antes de lanzar la comunicación deberemos conocer a nuestra audiencia, para ello podemos utilizar técnicas como las encuestas . Esto nos ayudará a segmentar a nuestros clientes, para poder personalizar los mails que les enviamos. Cuanto más enfocado esté a los intereses del destinatario mayor probabilidad de conversión en ventas tendrás.
• Redacción: cuida el asunto del email, nunca lo dejes en blanco, este ha de ser explicativo pero a la vez llamativo, para aumentar las posibilidades de apertura. Además, es recomendable que cree expectación en el lector, para que no solo abra nuestro mail sino que también lo lea y se interese por lo que en él le contamos.
• Diseño: una vez tengamos el enfoque que más le interesa a nuestra audiencia es importante prestarle atención al diseño. Es decir, si el email está compuesto solo por texto, además de resultar difícil de leer, carecerá de atractivo y el destinatario no lo leerá. Esto no quiere decir que llenemos la comunicación de imágenes, sino que hay que conseguir un email atractivo, con equilibrio entre imágenes y texto. Además, los emails en los que se abusa de imágenes puede que los servidores de correo los dirijan directamente a la bandeja de spam y nunca serán leídos.

Por ello a la hora de plantear el envío de información a nuestros clientes mediante el email hay que tener en cuenta cada detalle, desde el contenido –relevante para el destinatario- hasta el diseño. Y, sobre todo, cuando ideemos una estrategia de envíos recuerda priorizar siempre la calidad del contenido sobre establecer una frecuencia fija.

Soluciones para mejorar nuestra productividad

Cuando gestionamos nuestro negocio, el tiempo es una variable que no podemos descuidar. Es probable que tengamos muchas cosas que hacer a lo largo del día y por eso es importante tener todas nuestras tareas correctamente administradas. De ese modo conseguiremos aumentar nuestra productividad.

Afortunadamente, existen múltiples herramientas en la red, muchas de ellas gratuitas, que nos pueden ayudar a gestionar y manejar nuestras tareas de una forma práctica y sencilla. Veamos algunas de ellas.

• GOOGLE CALENDAR: Este práctico calendario nos permitirá programar nuestras tareas por días, semanas o meses. Cuando llegue el momento de realizar una tarea, recibiremos un mensaje recordatorio en nuestra bandeja de Gmail.
• TODOIST: Con esta herramienta podemos gestionar nuestro trabajo fácilmente. Permite crear una estructura de proyectos y asignar prioridades a cada uno de ellos. El programa se integra en nuestro navegador y, al entrar en él, podremos ver las tareas que tenemos programadas para el día
• DROPBOX: Con esta herramienta podemos alojar nuestros archivos en la red, en lugar de en un dispositivo físico. Esto facilita el acceso a los datos desde cualquier equipo, sin tener que usar un pendrive. También permite a otros usuarios acceder a los archivos mediante una invitación. Podemos alojar 2 GB de forma gratuita y, si invitamos a más gente, aumentaremos la capacidad hasta los 8 GB.
• SKYDRIVE: Parecido a Dropbox con la diferencia de estar pensado únicamente para almacenar documentos tipo Word, Excel o Powerpoint. Funciona a través del navegador e incluye un panel de edición que permite acceder y editar los archivos, sin necesidad de tener el Microsoft Office instalado.
• GOOGLE READER: Este programa lector de RSS de Google nos permitirá acceder a la información de las páginas y blogs de los cuales queramos estar informados. Una vez hayamos agregado los elementos de nuestro interés, podremos ver la última información disponible, de forma cómoda y sencilla.
• E.GGTIMER.COM: Esta página funciona como una alarma que nos permitirá controlar el tiempo que destinamos a cada tarea. Una alarma y un aviso que aparecerá en la ventana del navegador nos indicará que el tiempo ha terminado.
• POST-IT DIGITAL NOTES: Herramienta sencilla y práctica para dejar notas en soporte electrónico igual de fácil que si lo hiciéramos en papel. Tiene la ventaja de que se pueden organizar por categorías y son rápidas de encontrar.

Imagen de myrrh.ahn

A parte de estas herramientas, os damos algunas recomendaciones para facilitaros el día a día:

• Optimiza el uso del correo electrónico: crea carpetas para organizar los correos y define remitentes para clasificarlos automáticamente.
• Utiliza los Marcadores/Favoritos: para acceder rápidamente a tus páginas habituales.
• Simplifica tus comunicaciones: usando la mensajería instantánea (Google Talk, MSN, Yahoo, Skype…) para comunicarte rápidamente sin tener que enviar emails.
• Organiza tus documentos: usa nombres descriptivos para las carpetas y documentos, separa las palabras con guión bajo y establece la fecha con la estructura YYYYMMDD (año, mes, día).
• Usa una herramienta de búsqueda: Para encontrar tus documentos e información rápidamente, por ejemplo: Google Desktop.
• Haz copias de seguridad: para tener siempre toda la información segura y disponible. Para ello puedes utilizar un disco duro portátil o uno virtual.

Si queréis ampliar información y aprender más consejos, os recomendamos que visitéis el blog de Francisco Páez, especializado en gestión y consultoría empresarial.

Con estas herramientas y recomendaciones podremos gestionar y manejar nuestras tareas de una forma sencilla, aprovechar mejor el tiempo y aumentar nuestra productividad en Internet.